IA no Excel: fórmula complexa em segundos sem saber programar

Terça, 14h20. A gerente de RH me manda uma planilha com 430 funcionários e pede: “Marcos, cruza com a lista do plano de saúde e me diz quem está pagando o valor errado. Preciso até as 17h.”

Eu sei fazer PROCV. Mais ou menos. Sei que existe, sei que dá erro #N/D quando eu menos espero. Da última vez levei 40 minutos e uma pesquisa no YouTube pra acertar uma fórmula de três linhas.

Dessa vez, escrevi em português o que eu queria e a fórmula veio pronta em 20 segundos. Colei, arrastei, 63 pessoas pagando errado. Entreguei às 15h.

Neste texto você vai sair sabendo: descrever em português o que a sua planilha precisa fazer e receber a fórmula certa; entender o que cada pedaço faz sem decorar nada; e quando vale usar o Copilot dentro do Excel em vez do ChatGPT.

O que você precisa

• Excel ou Planilhas Google, no computador. No celular dá, mas é sofrido.
• Conta grátis no ChatGPT ou no Gemini.
• Se a sua empresa tem Microsoft 365, o Copilot pode já estar no seu Excel. Pergunte pro pessoal de TI.
• Saber o nome das colunas da sua planilha. Só isso.

Passo 1 — Descreva a planilha, não a fórmula

O erro que todo mundo comete (eu cometi) é perguntar “como faz PROCV?”. A IA responde com uma aula. Você não quer aula, quer a fórmula com as SUAS colunas. Então o comando começa descrevendo a planilha.

Ele me devolveu ÍNDICE com CORRESP, em vez de PROCV, e explicou o motivo: funciona mesmo se a coluna do valor estiver à esquerda da matrícula. Eu não sabia disso. Não preciso saber. Copiei, colei na G2, arrastei até a linha 2.301.

Na primeira tentativa eu escrevi “Excel” e esqueci de falar “em português”. Veio VLOOKUP, IFERROR, tudo em inglês, com vírgula em vez de ponto e vírgula. Excel deu erro e eu achei que a IA era burra. Era eu. Coloquei “Excel em português” e resolveu.

Sempre diga: o nome do programa (Excel ou Planilhas Google), o idioma, o nome das abas e a letra das colunas. Quanto mais parecido com a sua tela, menos erro.

Passo 2 — SE aninhado e SOMASES: descreva a regra como se fosse pra um estagiário

Fórmula de SE dentro de SE é onde eu mais errava parêntese. Hoje eu escrevo a regra como se explicasse pra um estagiário, e a IA transforma em fórmula.

Pra somar com condição é o mesmo raciocínio. Eu precisava do total de horas extras só do setor financeiro, só em julho:

Na regra do SE eu escrevi “de 1 a 5 anos” e “acima de 5”. A IA perguntou: e quem tem exatamente 5? Eu não tinha pensado. Respondi “5 é Pleno” e ela ajustou. Quando ela pergunta, é sinal de que o seu pedido tinha buraco, não a fórmula.

Se a fórmula der erro, não desista. Copie a mensagem de erro do Excel (#VALOR!, #N/D, #REF!) e cole na mesma conversa: “deu este erro na linha 40, o que pode ser?”. Nove em dez vezes é a coluna errada ou texto onde devia ter número.

Passo 3 — Copilot no Excel ou ChatGPT? Depende de quem paga

Aqui vai a resposta honesta, sem enrolar.

ChatGPT ou Gemini (grátis): você descreve, ele devolve, você cola. Funciona pra qualquer fórmula. A desvantagem é que você precisa descrever a planilha, porque ele não vê a sua tela. E você não deve colar a planilha inteira se tiver dado pessoal, o que em RH é sempre.

Copilot dentro do Excel: ele já vê a planilha. Você clica no botão Copilot na faixa de opções e escreve “adiciona uma coluna com o valor correto do plano buscando na aba Plano”. Ele cria a coluna, e a planilha não sai do ambiente Microsoft da empresa. É a melhor opção pra dado sensível. O problema é que precisa de licença paga do Microsoft 365, e quem decide isso não sou eu nem você.

Na minha empresa o Copilot chegou em abril, só pra algumas áreas. Enquanto eu não tinha, usava o ChatGPT descrevendo as colunas e colando só a fórmula. Nunca colei a planilha de folha. Nunca.

Eu testei colar 10 linhas da planilha “só pra ele entender”, com nome e salário. Percebi antes de apertar Enter. Apaguei e descrevi as colunas. Funcionou igual, e eu dormi tranquilo.

O resultado

A fórmula de ÍNDICE e CORRESP encontrou 63 funcionários com desconto diferente do valor do plano. A gerente de RH conferiu cinco por amostragem, todos batiam. Corrigiram na folha do mês seguinte.

Ninguém no RH ficou sabendo que foi a IA. Não porque eu esconda, mas porque ninguém pergunta como você fez a fórmula. Só perguntam se ficou pronto.