Controle de estoque com IA e planilha grátis (loja de roupa)

Sábado, 17h50. Fechando a loja, fui trocar a arara do fundo e achei 11 blusas de tricô. Compradas em abril. Estávamos em agosto do ano passado. Nenhuma vendida, nenhuma na vitrine, nenhuma no Instagram. R$ 42 cada no fornecedor. R$ 462 pendurados atrás de um espelho por quatro meses.

Gente, eu não tinha controle de estoque. Tinha “olhar pra arara”. Com 2 funcionárias, minha mãe repondo e eu no WhatsApp, ninguém sabia quantas peças tinha de cada coisa. Cliente perguntava “tem no G?” e eu ia olhar. Às vezes tinha no estoque e eu dizia que não.

Já tinha orçado sistema de loja: R$ 89 por mês, mais R$ 300 pra “implantar”. Não paguei. Hoje eu uso uma planilha grátis que a IA montou, e a contagem começa com uma foto da arara.

Neste texto você vai sair sabendo: transformar a foto da arara numa lista de peças em 2 minutos; montar uma planilha de estoque grátis que avisa sozinha quando uma peça está parada; e perguntar pra IA o que repor antes de uma data grande, tipo Dia das Mães, com base no que vendeu no ano passado.

O que você precisa

• Conta grátis no ChatGPT ou no Gemini. Os dois leem foto. Usei o ChatGPT no celular pra foto e o Gemini no computador pra planilha, porque ele abre direto no Google Planilhas. Tanto faz.
• Google Planilhas, grátis, no celular ou computador.
• Uma tarde pra primeira contagem. Levei 2h30 numa loja de 340 peças. Depois disso são 10 minutos por semana.
• Se tiver: o caderno ou as notas de venda do ano passado, na época da data que você quer preparar.

Passo 1 — Foto da arara vira lista

Tire a foto de frente, com luz, arara por arara. Não precisa ser bonita, precisa dar pra ler as peças. Mande a foto pro ChatGPT com o comando. Ele lista o que vê; você confere e corrige. É muito mais rápido do que digitar 30 peças do zero.

Na primeira arara ela contou 18 peças. Tinha 22: quatro estavam atrás de outras. E chamou uma calça de alfaiataria de “legging”. Ou seja: a foto dá 80% do trabalho, os 20% é eu com a arara na frente. Ainda assim, 4 minutos por arara contra 15 digitando. Com 11 araras, sobraram quase duas horas da minha tarde.

Tamanho eu preencho na mão, porque na foto não dá pra ver etiqueta. Coloco na frente: “P2 M3 G1”. Minha mãe faz isso melhor que eu, ela conhece cada peça.

Passo 2 — A planilha que avisa peça parada

Aqui está o pulo do gato. Não é só listar; é a planilha te avisar sozinha. Pedi pra IA montar uma planilha com data de entrada, quantidade, vendas da semana e uma coluna que fica vermelha se a peça está há mais de 45 dias sem vender.

A fórmula da “Dias parada” veio com data no formato americano e deu número negativo em tudo. Colei o erro na IA (“está dando -45.000”), ela explicou que era o formato da data e me mandou clicar em Formato › Número › Data. Resolveu. Se você nunca mexeu com fórmula, cole o erro que aparece na tela, sem vergonha. Ela entende.

A atualização é semanal, sábado depois de fechar. Minha mãe anota no caderno o que vendeu, eu passo pra planilha. Dez minutos. Quem tem maquininha com relatório de vendas pode exportar e colar, mas eu ainda faço no caderno e funciona.

O que a coluna vermelha me mostrou na primeira semana: 11 blusas de tricô, 6 calças de sarja marrom e 4 vestidos de festa. R$ 1.120 parados. Fiz uma arara de “R$ 59 tudo” na porta e girei 14 peças em duas semanas. Sem a planilha, eu só ia achar em dezembro.

Passo 3 — O que repor antes do Dia das Mães

Data grande é onde loja de bairro ganha o mês ou perde. Ano passado eu fiquei sem conjunto tamanho G na semana do Dia das Mães, e sobrou vestido de festa que ninguém comprou. Este ano eu perguntei pra IA, com os números do caderno do ano passado.

A resposta veio com “reponha 8 conjuntos G e 4 GG, e coloque os vestidos de festa em promoção até dia 5”. Certo. Mas a lista de “peças que você não tem” veio com “kimono de seda”. Minha cliente de bairro não paga kimono de seda. A IA sabe somar minhas vendas; não sabe quem é a dona Marta. Aceitei as duas primeiras partes e ignorei a terceira.

Uma coisa que eu faço agora: essa conversa fica salva. Em outubro eu volto nela e pergunto o mesmo pra Black Friday e Natal, colando o estoque atualizado. Não preciso explicar a loja de novo.

O resultado

Comparei o Dia das Mães deste ano com o do ano passado, no caderno de vendas e na planilha.

Vendi 34 conjuntos nas duas semanas, contra 28 do ano passado, e a diferença foi exatamente o tamanho G que antes eu não tinha. R$ 0 gastos com sistema. E quando a cliente pergunta “tem no G?” no WhatsApp, eu olho a planilha no celular e respondo em 20 segundos, em vez de sair correndo pra arara.