Orçamento profissional pra cliente com IA, em PDF, pelo celular

Quarta, 15h. Entrou na loja a gerente de uma clínica de estética aqui do bairro. Queria 30 camisetas de uniforme com o logo bordado, 3 cores, tamanhos variados. Perguntou: “você me manda um orçamento?”.

Eu mandei. Por áudio. No WhatsApp. “Oi, fica uns R$ 85 cada, uns 15 dias, pode ser metade agora e metade na entrega.” Ela respondeu “ok, vou ver com a diretora”. Nunca mais falou comigo. Um mês depois vi as camisetas, feitas por uma confecção de outra cidade. Perdi R$ 2.550.

Perguntei pro Heitor o que tinha dado errado. Ele disse: “a diretora nunca ouviu seu áudio. Ela recebeu um PDF da outra”. Simples assim. Empresa compra de quem parece empresa.

Da próxima vez, uma escola pediu 30 camisetas. Mandei proposta em PDF, com tabela, em 12 minutos. Fechei.

Neste texto você vai sair sabendo: montar uma proposta profissional a partir das suas anotações de balcão; gerar a tabela de peças, prazo e condições de pagamento certas pra encomenda; e transformar em PDF com a cara da sua loja, tudo pelo celular.

O que você precisa

• Conta grátis no ChatGPT. Pelo celular.
• Canva grátis, só pra deixar bonito e virar PDF. O ChatGPT também exporta PDF, mas fica sem logo.
• Seu preço por peça já calculado. Se você ainda chuta o preço, calcule primeiro. Proposta com preço errado só serve pra você perder dinheiro com elegância.
• As anotações do pedido: quantidade, tamanhos, cores, o que a cliente pediu de especial.
• CNPJ ou CPF da loja, endereço, WhatsApp. Vai tudo no cabeçalho.

Passo 1 — Das anotações de balcão pra proposta

Eu anoto o pedido num papel enquanto a cliente fala. Depois eu digito aquilo, do jeito que está, e mando a IA organizar. Não perca tempo escrevendo bonito: o bonito é trabalho dela.

Ele devolveu a proposta inteira, com a tabela somando R$ 2.670 e três linhas marcadas em colchetes: [CNPJ], [endereço] e [nome do responsável na escola]. Preenchi as três.

Na primeira vez eu não coloquei “validade da proposta”. A cliente voltou dois meses depois querendo o mesmo preço, e a malha já tinha subido R$ 6 o metro. Agora toda proposta minha vale 10 dias. A IA só coloca se você pedir.

Repare no “bordado já incluso”. Se você não diz o que está dentro do preço, a cliente pergunta depois, e cada pergunta é um dia a mais sem fechar.

Passo 2 — Acerte tabela, prazo e condições

A tabela veio boa, mas eu sempre reviso três coisas: se o total bate (a IA erra conta, sim), se o prazo é real e se as condições me protegem.

A soma estava certa dessa vez, mas numa proposta de 45 peças ele somou R$ 3.915 quando era R$ 4.005. Noventa reais a menos que eu ia engolir calada. Confira com a calculadora do celular, leva 20 segundos.

A observação de “cor pode variar conforme o lote” salvou uma encomenda inteira. A escola queria azul-marinho, o lote veio um tom mais escuro. Estava escrito. Ninguém reclamou.

Se a cliente pediu desconto pra pagar tudo à vista, peça uma segunda versão na mesma conversa: “faça uma segunda tabela com 5% de desconto pra pagamento 100% antecipado”. Você manda as duas e ela escolhe. Quem escolhe entre duas opções suas não vai procurar uma terceira.

Passo 3 — PDF com a cara da loja, pelo celular

Copie o texto todo do ChatGPT. Abra o Canva no celular, procure “proposta comercial” ou “orçamento”, escolha um modelo simples de uma página, com fundo branco. Cole por partes: cabeçalho, tabela, condições.

Coloque o seu logo em cima. Se não tem logo, o nome da loja em letra grande já resolve, o que importa é parecer empresa. Troque a cor do modelo pela cor da sua loja. Baixe em PDF.

Minha primeira proposta no Canva tinha foto de modelo de banco de imagem, fundo colorido e três fontes diferentes. Parecia panfleto de pizzaria. A escola nem respondeu. Refiz numa página branca, logo em cima, tabela no meio, e fechou. Proposta é documento, não é post.

Salve a proposta como modelo no Canva. Na próxima, você só troca a tabela. A terceira que fiz levou 7 minutos.

O resultado

Mandei o PDF às 16h20. Às 17h05 a diretora respondeu “aprovado, vou fazer o Pix do sinal”. R$ 1.335 na conta antes de eu cortar a primeira peça.

Desde a escola, mandei 5 propostas em PDF: uma clínica, um salão, uma igreja e duas escolas. Fechei 4. Antes, por áudio, eu fechava 1 em 4. É a mesma loja, o mesmo preço, a mesma Vanessa. Só mudou o papel.